求人情報でよくみかける「パソコン操作のできる人」「基本的なパソコンスキル」一体どの程度なのか？その目安を詳しく解説します。

事務職の正社員はもよりパートの求人には必ずと言っていいほど「パソコン操作のできる方」「パソコンの基本的なスキルをお持ちの方」というような条件を見かけます。大概【必須】項目だったりしますよね。

でもこれっていったいどの程度のスキルのことを求められいるのでしょうか。あるいはこういう。条件を見たとき、どの程度できていたら自信をもって応募できるでしょうか。

そんなお悩みをお持ちの方、お客様の中にもよくおられます。
そこで今回は、事務作業といえばおなじみのソフトWord、Excel、それぞれ「初級」「中級」「上級」にレベル分けして、どの程度のスキルが必要なのかを紹介します。ついでに各レベルで頼まれる可能性がある業務についてもまとめてみました。

そもそも「パソコンの操作スキル」とは

「パソコンの操作スキル」というと、なにもWordやExcelなどのオフィスソフトに限ったことではありません。実際仕事で必要なオフィスソフト以外のパソコン操作スキルは以下となります。

• キーボードやマウスの使い方ができる
• ファイルやフォルダの作成、保存、移動、削除ができる
• インターネットで検索ができる
• メールの送受信・返信・転送ができる

これらの操作が満足にできる。ということもお仕事で必要なスキルとなります。ではこれらに加えて、Word、Exelそれぞれ具体的にどのようなスキルが必要か。見ていきましょう。

初級レベル

まあまず事務職員として最低限必要な業務を請け負うことができるという段階です。

初級レベルでのWord・Excelの求められるスキルは以下のとおりです。

Wordスキル

• 文字の入力、編集、削除
• 文字のフォント、サイズ、色、太字、斜体などのフォントに関する設定
• 段落の行間、インデント、行頭揃えなどの段落に関する設定
• 余白、用紙サイズ、文字方向、文字ピッチ、行ピッチなどページのレイアウトに関する設定
• 表の挿入および編集

Excelスキル

• セルの入力・編集・削除
• フォント、サイズ、色、罫線などのセルの書式設定
• セル範囲の選択・コピー・貼り付け・移動・削除
• セル範囲のソート（並べ替え）・フィルター（絞り込み）
• 四則計算および基礎的関数（SUM、AVERAGE、MAX、MIN、COUNT、COUNTAなど）の入力・編集

初級レベルで求められる業務（例）

各レベルのスキルがある方に求められる業務についても紹介します。可能な限りの情報収集はしていますが、この辺りは目安ということでご理解ください。
初級レベルのパソコン操作ができれば、事務職として最低限必要な業務はこなせます。例えば、以下のような仕事があります。

Word業務

• 社内文書や報告書などの作成
• 履歴書や職務経歴書などの作成
• 名刺や簡単なチラシなどの作成

Excel業務

• 売り上げや在庫などのデータ入力・管理
• 見積書や請求書などの作成
• 簡単なグラフや表の作成

初級レベルのパソコン操作は、独学や短期間の講座で身につけることができます。しかし、それだけでは不十分な場合もあります。例えば、以下のような場合です。

• 文書や資料のフォーマットやレイアウトにこだわりたい
• 表やグラフを使ってデータを分析したり見せ方を工夫したい
• プレゼンテーション資料を効果的に作りたい
• パソコンを使った高度な業務に挑戦したい

そんなときは、中級レベルのパソコン操作が必要になります。

中級レベル

中級レベルとは、応用的なパソコン操作ができるということです。具体的には、以下のようなスキルがあります。

Wordスキル

• 目次作成、索引の挿入・更新
• 図や画像の挿入・編集・配置
• 図表が画像にキャプションや参照をつける
• テンプレートの作成・利用
• マクロの作成・実行

Excelスキル

• 関数（VLOOKUP,SUMIF,SUBTOTAL,DATA関数など）の入力・編集
• 条件付き書式やデータの入力規則の設定
• 串刺し集計、3-D集計等複数シート・ブックを関連付けした集計や演算
• ピボットテーブルやピボットグラフの作成・編集
• シートやブックの保護・共有
• マクロの作成・実行

中級レベルで求められる業務（例）

中級レベルのパソコン操作ができれば、事務職としてより効率的かつ効果的な業務がこなせます。例えば、以下のような仕事があります。

Word業務

• 論文・レポートの作成
• パンフレットやカタログの作成
• メールマガジンやニュースレターの原文作成

Excel業務

• 売り上げや利益などの予測・分析
• 予算やスケジュールの管理・調整
• ダッシュボードやレポートなどの作成

中級レベルのパソコン操作は、独学や長期間の講座で身につけることができます。しかし、それだけでは不十分な場合もあります。例えば、以下のような場合です。

• 文書や資料を他のソフトウェアやデバイスと連携したい
• Excelでより複雑な関数やマクロを使いこなしたい
• PowerPointで動画や音声などのメディアを取り込んだり編集したりしたい
• パソコンを使った専門的な業務に挑戦したい

そんなときは、上級レベルのパソコン操作が必要になります。

上級レベル

上級レベルとは、専門的なパソコン操作ができるということです。具体的には、以下のようなスキルがあります。

Wordスキル

• 文書の校正や翻訳を支援するツールの利用
• 文書のアクセシビリティやセキュリティを向上させる設定
• VBA、アドインなどを使ってデータを操作したりカスタマイズしたりできる

Excelスキル

• 統計的な分析やシミュレーションを行う関数やツールの利用
• データベースや外部ファイルとの連携やインポート・エクスポート
• VBAやユーザーフォーム、アドインなどを使ってデータを操作したりカスタマイズしたりできる

上級レベルで求められる業務（例）

上級レベルのパソコン操作ができれば、事務職として高度かつ独自な業務がこなせます。例えば、以下のような仕事があります。

Word業務

• 専門書や技術文書などの作成
• Excel等他のソフトウェア・アプリと連携させた業務利用

Excel業務

• 複雑なデータ分析やビジネスモデリング
• Webサイトや他のアプリケーションとの連携やデータ送受信
• カスタマイズされた表計算システムの構築

上級レベルのパソコン操作は、WordとExcelを使って専門的な文書な資料を作成したり、自分だけのオリジナルな機能を持った業務管理システムを構築することもできます。

パソコンの操作スキルを身につける方法

WordとExcelは事務職に欠かせないパソコンスキルですが、それだけで十分というわけではありません。初めにお伝えしたように、メールソフトやインターネットブラウザの使い方、ほかにはパワーポイントやクラウドストレージなども使えるようにしておくと良いでしょう。また、企業によっては独自のシステムやソフトを使用する場合もありますから、柔軟に対応できる姿勢も大切です。 パソコンスキルを身につける方法はいくつかありますが、一般的には以下のような方法があります。

• 独学で学ぶ：
  インターネット上で無料で学べるサイトやYoutubeなどの動画がありますし、入門書から応用書まで多くの書籍が出ています。自分のペースで学びたい人にはおすすめですが、やり方や内容に迷うこともあるかもしれません。
• パソコンスクールに通う：
  パソコンスクールではカリキュラムに沿った指導が行われるため、基礎から応用までしっかり学べます。また、資格取得のサポートも受けられる場合があります。お金はかかりますが、確実にスキルアップしたい人にはおすすめです。
• 職業訓練校で学ぶ：
  職業訓練校は失業中の人が再就職をするために職業訓練を行う施設です。パソコンスキルだけでなく、事務職に必要なビジネスマナーやコミュニケーションスキルなども学べます。条件を満たせば無料で受講できる場合もあります。

パソコンスキルは事務職の仕事の効率や質を大きく左右しますから、ぜひ積極的に学んでみてください。

目標を持って、憧れの事務職を目指しましょう。

この記事では、求人情報でよくみかける「パソコン操作のできる人」について、初級・中級・上級の3つのレベルに分けて紹介しました。それぞれのレベルで必要なスキルや仕事内容、そして身につけ方も紹介しました。

あなたはどのレベルに当てはまるでしょうか。そして、どのレベルを目指したいのでしょうか。しっかりと目標を持ってそれに向かって努力してみてください。

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